공공기관의 업무 환경이 디지털 전환을 맞이하면서, 실무자들은 더 이상 오프라인 중심의 업무 방식만으로는 복잡한 행정 절차와 다부처 협업을 처리하기 어렵게 되었습니다. 최근에는 실시간 협업, 문서 공유, 일정 관리, 원격 회의 등이 가능한 다양한 디지털 협업 도구들이 공공관리사 실무에 도입되고 있으며, 이는 업무 효율을 크게 높여주는 역할을 하고 있습니다. 특히 2024년부터 정부 주도의 ‘공공 디지털 혁신 가이드라인’이 시행되면서, 기존 시스템에 통합 가능한 협업 툴의 중요성이 강조되고 있습니다. 이로 인해 공공부문에서 Microsoft Teams, Google Workspace, Naver Works, 업무포털 연계형 시스템 등의 활용도가 증가하고 있고, 앞으로는 AI 기반의 업무 자동화 도구까지 통합될 전망입니다. 본 포스트에서는 실무 중심으로 사용되는 협업 도구들의 특징과 활용 사례를 중심으로 구체적인 사용 팁까지 제공하여, 더 나은 행정성과를 기대할 수 있도록 돕겠습니다.
공공기관 실무에 최적화된 협업 툴의 조건은?
공공기관에서 협업 도구를 사용할 때 가장 중요한 것은 보안성, 접근성, 기록성입니다. 업무상 민감한 정보를 다루는 경우가 많기 때문에 데이터 암호화, 사용자 인증, 로그 저장 등의 기능이 필수적입니다. 특히 보안 감사가 자주 이루어지는 부서일수록 클라우드 기반 도구의 선택에 매우 신중해야 합니다. 또한, 실무자 간의 빠른 커뮤니케이션을 위한 채팅 및 화상회의 기능, 문서 공동편집, 권한 설정 등도 중요한 기준입니다.
이와 더불어 접근성과 사용자 편의성도 중요합니다. 공무원들 사이에는 디지털에 익숙하지 않은 사용자가 많기 때문에 직관적인 인터페이스와 최소한의 교육으로 사용할 수 있어야 하며, 내부 업무 시스템과의 연동성도 반드시 고려되어야 합니다. 이러한 요건을 충족하는 도구로는 Microsoft Teams, Naver Works, 온나라 시스템 등이 대표적입니다.
실무자가 가장 많이 사용하는 협업 도구는?
실제 공공관리 실무자들이 가장 선호하는 협업 도구는 Microsoft Teams입니다. 이유는 명확합니다. Outlook 메일, 일정, 문서 관리, 회의 등 모든 업무 기능이 하나로 통합되어 있기 때문입니다. 특히 기관 내 Active Directory와 연동되어 있어 부서 단위의 권한 설정 및 사용자 관리가 용이합니다. 또한 영상회의 기능도 Zoom이나 Webex에 못지않은 품질을 제공하여 코로나19 이후 빠르게 확산되었습니다.
Google Workspace 또한 젊은 세대 공무원들 사이에서 인기를 끌고 있으며, 실시간 문서 공동작업과 메일 연동이 강점입니다. 내부 보안 기준이 충족된다면 중소형 공공기관에서도 활용하기에 적합합니다. 또한 네이버웍스(Naver Works)는 국내 보안 기준을 충족하고 있으며, 메신저와 일정 관리 기능이 우수해 간단한 커뮤니케이션용으로 적합합니다.
공공기관 전용 플랫폼, 온나라 시스템의 진화
온나라 시스템은 문서 유통 중심의 행정업무 시스템으로 시작되었지만, 최근에는 협업 도구로도 확장되고 있습니다. 특히 ‘온나라 이음’은 회의록 자동화, 문서 템플릿 공유, 부서 간 협업 게시판 등의 기능이 탑재되어 실질적인 협업 플랫폼으로 거듭나고 있습니다. 이 시스템은 타 부처 간 정보 공유를 위해 표준 API도 제공하고 있어, 외부 플랫폼과의 연동도 점차 강화되고 있습니다.
실무자들은 온나라 시스템을 통해 회의 일정을 공유하고, 문서 작성과 결재를 동시에 진행할 수 있어 타 툴을 병행 사용하는 불편함을 줄일 수 있습니다. 일부 지자체에서는 이 시스템을 모바일로도 사용할 수 있도록 커스터마이징하여 활용 중입니다.
협업 도구 도입 시 실무자가 느끼는 실제 어려움은?
협업 도구의 도입이 늘어나고 있지만, 실무자들은 여전히 여러 가지 어려움을 호소합니다. 첫 번째는 도구의 중복 사용입니다. 한 기관 내에서 Teams, Webex, 온나라, 카카오워크 등 여러 도구가 혼재되어 있으면 사용자는 어떤 도구를 사용해야 할지 혼란을 겪게 됩니다. 이로 인해 비효율적 사용과 커뮤니케이션 단절이 발생하기도 합니다.
두 번째는 직원 간 디지털 역량 격차입니다. 디지털 네이티브 세대는 새로운 도구에 빠르게 적응하지만, 중장년층은 익숙하지 않은 UI와 기능들에 부담을 느낍니다. 이는 자연스럽게 도구 사용에 대한 저항감으로 이어지고, 시스템 도입의 효과를 반감시킵니다.
공공기관 협업을 위한 추천 베스트 조합은?
실무자 입장에서 협업 도구를 도입할 때 가장 좋은 방식은 하이브리드 조합입니다. 예를 들어, 문서 관리와 영상 회의는 Teams를, 업무 메시지와 일정 공유는 네이버웍스를, 공식 문서 처리와 보안 기능은 온나라 시스템을 사용하는 식입니다. 이러한 조합은 각각의 도구가 가진 강점을 최대한 활용하면서 업무 효율을 극대화하는 방법입니다.
중요한 점은 이러한 도구 간 API 연동 또는 싱글사인온(SSO)을 통해 사용 편의성을 높이는 것입니다. 단일 로그인으로 모든 협업 도구에 접근할 수 있다면 실무자는 로그인 번거로움 없이 즉시 협업 환경에 진입할 수 있어 생산성이 높아집니다.
미래의 협업 도구: AI와 자동화의 통합
앞으로 공공기관의 협업 도구는 단순한 정보 전달을 넘어 AI 기반 자동화와 데이터 분석 기능을 중심으로 진화할 것입니다. 예를 들어, 회의록을 자동으로 요약해주는 AI, 문서의 작성 흐름을 추천해주는 GPT 기반 도구, 민원 응답을 자동화하는 챗봇 등이 이미 시범 운영 중입니다. 이러한 기술은 실무자들의 반복 업무를 줄이고, 더 중요한 정책 기획이나 데이터 기반 의사결정에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
또한 향후에는 업무 히스토리를 자동으로 기록하고 분석하는 기능을 기반으로 개인 맞춤형 알림과 일정 추천까지 가능해질 것입니다. 특히 정책 수립 과정에서 다양한 데이터를 종합 분석하여 시각화해주는 도구는 행정의 신뢰성과 투명성을 높이는 데 크게 기여할 것입니다.
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